Standard inondé
Appels incessants pour des questions simples ('où en est mon dossier ?') qui interrompent la rédaction d'actes.
40% appels non qualifiésSolutions numériques pour Notaires
L’acte authentique sans délai
Signature urgente avant 16h ? Question sur une succession ? Votre secrétariat notarial IA qualifie la demande, vérifie la complétude du dossier et cale le rendez-vous de signature dans l’agenda du clerc.
Prise RDV synchroniséeChecklist pièces autoFiltrage démarchage
Le problème
Le temps de vos clercs est précieux
Passer des heures à relancer des clients pour des pièces manquantes ou à filtrer les appels n'est pas rentable.
Dossiers incomplets
Relancer 5 fois par email pour obtenir un état civil ou un RIB bloque l'avancement des signatures.
7 jours de retard moyenAgenda complexe
Trouver un créneau de signature qui convient à toutes les parties et au notaire est un casse-tête.
Démarchage abusif
Vos lignes sont polluées par des appels commerciaux qui font perdre du temps au secrétariat.
La solution
Le secrétariat notarial du futur
Filtrage intelligent, constitution de dossiers et prise de rendez-vous automatisée.
Filtrage appels & Démarchage
L'IA identifie l'objet de l'appel. Si c'est un client, elle transfère ou renseigne. Si c'est du démarchage, elle bloque.
Relance pièces automatique
Campagnes d'appels sortants pour réclamer les pièces manquantes avant la date butoir.
Prise de RDV Signature
Synchronisation avec l'agenda de l'étude pour proposer des créneaux de signature adaptés aux parties.
Réponses juridiques simples
Information immédiate sur les coûts, les délais ou les procédures standard (succession, vente).
Exemple d’échange
Appel entrant - Demande avancement dossier
Agent IAÉtude Maître Durand, bonjour. Je suis l'assistant virtuel. Quel est l'objet de votre appel ?
ClientBonjour, M. Martin. Je voulais savoir si vous avez bien reçu le virement pour la vente de vendredi.
Agent IABonjour Monsieur Martin. Un instant, je vérifie votre dossier de vente Rue des Lilas. ... Oui, le virement est bien arrivé ce matin.
ClientAh super. Et l'heure du rendez-vous c'est bien 14h ?
Agent IATout à fait. Vendredi 14h à l'étude. N'oubliez pas vos pièces d'identité originales. Avez-vous d'autres questions ?
ClientNon c'est tout, merci.
Agent IAJe vous en prie. À vendredi.
De la promesse à la clé en temps record
L'IA suit l'avancement de chaque dossier immobilier étape par étape, relance les clients pour les pièces manquantes et sécurise le calendrier de signature sans intervention de vos clercs.
J-30
Ouverture Dossier
Collecte pièces auto
J-15
Projet d'Acte
Envoi projet & RDV
J-7
Signature Compromis
Rappel automatique
J-0
Acte Authentique
Signature définitive
J+1
Clôture & Virement
Notification client
Accélération des signatures
Grâce aux relances automatiques des pièces et à la coordination agenda, le délai moyen de signature est réduit de 20%.
-7 jours
Sur délai moyen
0
Oubli pièce
Le coût des dossiers en souffrance
Estimez l'impact financier des dossiers qui s'éternisent faute de relance proactive des clients.
Nouveaux dossiers / mois
30Taux dossiers "lents" (%)
20%Dossiers bloqués en attente pièces client.
Émolument moyen / acte (€)
1500€Manque à gagner annuel
Sans IA18,000€/ an
Plus 12h de clerc perdues par mois en relances téléphoniques inefficaces.
Gain potentiel avec Synapse
Avec IA+18,000€/ an
1 dossiers sauvés par mois
11h de clerc libérées / mois
Impact business
Les chiffres parlent d'eux-mêmes
appel commercial transmis au clerc
délai moyen signature
accueil téléphonique étude
FAQ Notaires & Offices
Questions fréquentes
L'IA respecte-t-elle le secret professionnel ?
Absolument. Toutes les conversations sont sécurisées, chiffrées, et l'IA ne divulgue aucune information confidentielle sans authentification préalable du client.
Peut-elle accéder à notre logiciel de rédaction d'actes ?
Nous pouvons nous interfacer avec les principaux logiciels métier (Genapi, Fiducial...) pour lire l'état d'un dossier ou agenda, sous votre contrôle strict.
Comment gère-t-elle les situations délicates (décès, divorce) ?
L'IA détecte l'émotion et les mots-clés sensibles. Elle adopte un ton sobre et empathique, et transfère immédiatement vers un humain si nécessaire.
Est-ce compatible avec le standard existant ?
Oui, Synapse s'installe en 'surcouche' ou en débordement de votre standard actuel sans changer vos numéros.
Notaires & Offices
Modernisez votre étude notariale
Offrez un service 24/7 à vos clients tout en protégeant le temps de concentration de vos clercs.
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